jueves, 11 de octubre de 2012


NTC 3588 INFORME

CONCEPTO
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el numero de hojas en cortos y en extensos.

MÁRGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

PARTES DEL INFORME EXTENSO

Cubierta
Presenta la información básica del documento.

Presenta la Razón social

Titulo del informe (si lo hay)

Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o código alfanumérico de identificación.

Portada
De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información y constituye la primera pagina de la información.

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros

Nombre de las personas que realizan el informe

Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.

Se tiene en cuenta lo siguiente:El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción, Bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial

Cuerpo del informe
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones.

inicia d 2 a 4 renglones del titulo.

Firma
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Rubrica
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la parte inferior izquierda

Anexo:
se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números aravicos en lugar de letras

Bibliografía:
Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este titulo.

Índice:
Se presenta como ultima parte del material complementario.El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológico.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394
ACTAS
OBJETIVO:Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.

Acta no registrada
Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

Acta registrada: 
Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.

Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.

Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio: Distancia horizontal de escritura.

Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.

Interlinea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.

Número: Identificación consecutiva del documento.

Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Razón social: Nombre que identifica una empresa.

Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Título: Denominación específica del nombre de la reunión.

CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

REQUISITOS GENERALES

Márgenes

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.

Presentación
Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto.  Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
Redacción
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Véase la figura 3)

Ejemplo

Margén izquierdo Margen derecho
Reunión Comité Académico-Acta 002 2

El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.
REQUISITOS ESPECÍFICOS. Para la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.Razón social. En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
Título: El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

Ejemplos: 
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS

COMITÉ.  000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS

REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA

Denominación del documento y número. 
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

NTC 3369 SOBRES COMERCIALES

CONCEPTO
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.

Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

CLASIFICACIÓN
De acuerdo con su aplicación comercial:
  • Oficial: correspondencia comercial.
  • Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o correspondencia.
  • Cuadrado o español: social (agradecimiento, pésame, etc.).
  • Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y financieras.


CONCEPTO DE CERTIFICADOSDocumento de carácter probatorio publico o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma). Ejem  Diploma conferido por una institución. Asistencia a congresos. Cursos y seminarios. Documentos de identidad.

CONCEPTO DE CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Ejm: Tiempo de servicio. Experiencia. Salarios u honorarios. Clase de trabajo. Jornada laboral.

MÁRGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS

Bloque
Bloque extremo

PARTES

Numero.
Fecha.
Cargo






NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3397 DOCUMENTACIÓN, ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

¿QUE ES?
Un memorando es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular, de poca formalidad para materias más bien operativas y de mediana a baja importancia.
COMPONENTES
- ASUNTO:
Síntesis del documento del memorando.
-DESPEDIDA:
Palabra o frase final de cortesía.
-DESTINATARIO:
Persona a quien va dirigida la comunicación.
-FECHA:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
-INTERLINEA:
Distancia vertical entre dos renglones.
-LOGOTIPO: 
Símbolo que identifica a una empresa. 
-NÚMERO O REFERENCIA: 
Identificación consecutiva del documento. 
-RAZÓN SOCIAL: 
Nombre que identifica a una empresa. 
-REMITENTE: 
Nombre y apellido del firmante.
-TEXTO:
Cuerpo del mensaje.
-ENCABEZAMIENTO:
Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.
MARGENES:
SUPERIOR: entre 3cm y 4cm
INFERIOR: entre 2cm y 3cm
LATERAL IZQUIERDO: entre 3cm y 4cm
LATERAL DERECHO: entre 2cm y 3cm
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escritorio hacia el margen derecho.







CARTA COMERCIAL NTC 3393

¿ QUE ES UNA CARTA ?

ES UNA COMUNICACIÓN ESCRITA, QUE TIENE COMO OBJETIVO PRINCIPAL DAR UN MENSAJE, SE EMPLEARÁN PARA RESPONDER OFICIOS, SUMINISTRAR INFORMACIÓN Y PRESENTAR SOLICITUDES FUERA DE LA ENTIDAD. 

PODRÁN SER DIRIGIDAS A PERSONAS NATURALES Y/O JURÍDICAS, SEGÚN SEA EL CASO. 

ÚNICAMENTE EL ORIGINAL (Y LAS COPIAS QUE SE DIRIJAN A OTROS DESTINATARIOS SI ES EL CASO) SE IMPRIME(N) EN PAPEL CON MEMBRETE Y LOGOTIPO.

Se puede redactar en estilo bloque y bloque extremo, ejemplo:

BLOQUE EXTREMO

EJEMPLO DE CARTA
 

C.C. -091

San Andrés, Islas, Marzo 04 de 2009





Señores
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
ATT.JOSE RUSBEL BARACALDO LOZANO
Coordinador grupo de Intervenidas
Bogotá 





Cordial saludo,

En respuesta a su oficio No. 513 del 17 de febrero de 2009, radicado en esta entidad el 26 del mismo mes, se informa al despacho que revisada nuestra base de datos de los registros públicos, las personas naturales y personas jurídicas solicitada por usted, no se encuentran inscritos en esta Cámara de Comercio. 

Sin otro particular,





MARÍA GOMEZ RÍOS 
Directora Jurídica