NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394
ACTAS
OBJETIVO:Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.
DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.
Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.
Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.
Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.
Interlinea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.
Número: Identificación consecutiva del documento.
Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Razón social: Nombre que identifica una empresa.
Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Título: Denominación específica del nombre de la reunión.
CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS GENERALES
Márgenes
Superior entre 3cm y 4cm.
Inferior entre 2cm y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2cm y 3cm.
Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.
Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.
DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.
Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.
Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.
Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.
Interlinea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.
Número: Identificación consecutiva del documento.
Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Razón social: Nombre que identifica una empresa.
Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Título: Denominación específica del nombre de la reunión.
CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS GENERALES
Márgenes
Superior entre 3cm y 4cm.
Inferior entre 2cm y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2cm y 3cm.
Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.
Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.
Presentación
Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
Redacción
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Véase la figura 3)
Ejemplo
Margén izquierdo Margen derecho
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Véase la figura 3)
Ejemplo
Margén izquierdo Margen derecho
Reunión Comité Académico-Acta 002 2
El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.REQUISITOS ESPECÍFICOS. Para la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.Razón social. En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.REQUISITOS ESPECÍFICOS. Para la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.Razón social. En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
Título: El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
Ejemplos: ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMITÉ. 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS
REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
Denominación del documento y número. Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Ejemplos: ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMITÉ. 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS
REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
Denominación del documento y número. Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
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